档案管理工作制度

    一、档案管理保密制度

    1．档案员要认真贯彻执行《中华人民共和国保密法》，严格遵守《保密守则》，保守党和国家的机密。

    2．在整理档案工作中，档案员要严格区分文件密级，并分别组卷；在机密的档案案卷封面上注明“机密"标记符，以引起注意，防止失密。

    3．综合档案室保管的属于机密的文件和材料不得外借和复制，原则上只提供给原文件传阅范围内的有关人员和因工作需要的有关人员利用，未经主管档案工作的领导批准，档案工作人员不得擅自扩大利用范围。

    4．凡利用机密档案,应对所利用的档案材料绝对保密,未经许可,不得擅自抄录档案内容，更不能将档案材料带离综合档案室。

    5．综合档案室要配合安全防范措施，档案员要做好安全防范工作，无关人员不得随意进入档案库房。

    6．在学校保密员的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

    7．剔除的档案材料、复印废纸不得当垃圾处理，必须销毁。

    8．照片、音像资料按有关规定编目、归档，妥善保管。

    二、档案库房管理制度    ‘

    1．档案库房由专人管理。档案箱柜的钥匙由专人专柜保管。无关人员不得随便进入档案库房。

    2．库房内档案柜排列布局要合理、整齐、美观。库房要保持清洁。

    3．库房内配备空调、抽湿机和温度测量仪器等设备，管理人员要根据天气变化情况及时调节库房内空气的温度、湿度，尽量使温度保持在14至24摄氏度、湿度保持在40％至60％的范围内，同时做好温度、湿度记录。

    4．库房门窗必须坚固安全，安装防光的窗帘，并配备消防设备。

    5．库房内严禁吸烟和存放易燃品及其他杂物，并定期进行检查。

    6．接受档案时，要仔细检查档案案卷。随后要定期翻动档案案卷，检查有无虫蛀、霉变以及字迹褪色等问题，发现问题后要及时处理。

    三、档案利用制度

    1．外单位人员查阅档案应凭单位介绍信，经学校领导批准后，方能利用。

    2．利用档案，必须填写《档案借阅登记表》，并填写《档案利用效果登记表》。档案利用者，不得在档案文件材料上圈点、划线、折叠、拆卸和损污。

    3．查阅党委及行政会议记录档案及有关机密材料，必须经主管档案工作的校领导批准后，方能在综合档案室内查阅。

    4．教学档案中的“学生学籍册”，只提供本校教导处学籍管理员利用。级组长、班主任只能利用其所带班级的学籍册；其他人员需要利用时，均要经过教导处，由学籍管理员到综合档案室查阅。

    5．会计档案原则上只提供给会计档案行政部门的有关人员利用。其他人员需利用时，必须经主管财务的校长同意后，方能查阅。

    6．凡经批准摘录的档案文件内容，须经档案工作人员校对无误后，方能带走。如要复制、拍摄非机密档案材料，必须经档案室负责人批准。

    7．利用者应严格遵守保密规定，应在批准范围内查阅。

    四、档案鉴定和销毁制度

    1．档案的鉴定和销毁工作，须根据有关的法规要求，由学校档案鉴定小组进行鉴定。

    2．应以全面的、历史的、发展的观点鉴定档案的价值取舍。

    3．对档案保管期限的观点要准确，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的，应登记造册并经主管档案工作的领导批准后，方可销毁或续存。

    4．档案销毁时，应指定两人负责监销。监销人要在销毁清册上签字，并注明“已销毁，，字样及日期，销毁清册由档案室长期保存。